住房城乡建设部印发的《关于新形势下进一步加强城市建设档案管理工作的通知》（以下简称《通知》） ，针对城建档案接收工作的难点 ，从完善城建档案移交工作制度和落实建设工程档案收集 、整理 、移交各方责任这两个方面，对城建档案的管理部门和形成单位提出了工作要求 ，为确保城建档案移交工作的规范性和有效性 ，提高城建档案的管理水平和服务能力提供了有力支撑 。
完善工作制度
完善的工作制度是做好城建档案工作的基础 。2021年 ，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出了“档案资源建设迈出新步伐”的发展目标 ，即档案资源覆盖面更加广泛 、内容更加丰富 、形式更加多样 、结构更加优化 。《通知》聚焦新形势下城建档案管理面临的问题和机遇 ，从健全归档工作机制 、加强接收制度建设 、完善验收工作制度三个方面 ，对各地城建档案管理工作提出了明确目标 。
（一）健全归档工作制度 。《通知》提出城建档案管理部门要创新工作方法 ，优化工作流程 ，实行“一项目一档案统一管理” ，并借助工程建设项目审批管理系统 ，通过一次性告知 、线上线下一体化指导等方法 ，确保建设工程档案连续性 、完整性和真实性 。因此 ，各地城建档案管理部门应根据审批制度改革的要求，结合营商环境优化的工作目标 ，制定符合各地实际的城建档案移交归档规范 ，建立统一的平台 ，逐步实现工程建设与工程文件归集的同步性 。
（二）加强接收工作制度 。《通知》提出要加强应归尽归 、应收尽收的工作制度建设 ，要求各地城建档案管理部门摸清当地建设工程项目底数 ，采取多种手段查漏补缺 ，保证建设工程档案齐全 。因此 ，各地城建档案管理部门应抓紧建立全市域城建项目数据库 ，定期更新建设项目档案接收情况 ，并对未进馆的项目进行催缴 。
（三）完善验收工作制度 。《通知》要求城建档案管理部门要完善建设工程档案验收纳入联合验收的工作制度 ，规范档案验收流程和要求 ，并提出在办理竣工验收备案时查验工程档案验收合格意见 。要实现这一工作目标 ，各地城建档案管理部门要制定具有可操作性的工程档案验收标准 ，并严格按照标准开展工程档案验收工作 ，同时以竣工验收备案为抓手 ，提高工程档案验收率 。近年来 ，杭州市在完善建设工程档案验收工作制度方面进行了积极探索 。2023年 ，杭州市城市建设档案馆制定了《杭州市建设工程竣工档案编制技术规范》 ，明确了验收应当具备的条件 、申请验收需提供的材料 、验收时应查验的主要内容和验收程序 ，规范了杭州地区工程档案验收的办事标准 。
落实各方责任
落实工程档案收集 、整理 、移交各方责任 ，不仅要压实工程建设单位和勘察 、设计 、施工 、监理等工程参建单位（以下简称“参建单位”）的责任 ，也要明确城建档案管理部门的工作责任 。只有各方各尽其职 ，才能确保建设工程档案的齐全 、完整 、准确 。
（一）档案形成单位的责任 。多年来 ，建设单位和参建单位的档案责任不明晰 ，建设工程档案形成单位的工作边界不清 ，严重影响了建设工程竣工档案及时归档和移交 。为此 ，《通知》明确建设工程档案要按照“谁形成 、谁负责 ，谁移交 、谁负责”的原则归档 、移交 ，明确了工程建设单位和参建单位应承担的责任 ，并据此对各单位提出了不同的工作要求 。工程建设单位作为建设项目牵头抓总的部门 ，对建设工程档案移交工作负总责 ，同时对参建单位负有监督 、检查的责任 ；参建单位作为工程建设项目的参与方 ，要对各自形成的工程文件资料收集、整理 、立卷及其真实性和完整性负主体责任 。
（二）城建档案管理部门的责任 。《通知》明确了城建档案管理部门应承担规范移交内容和健全移交方式的工作责任 。对规范移交内容 ，《通知》明确扫描件实行纸质 、电子双套制移交 ；原生电子档案 、建筑信息模型应一并移交 。杭州市城市建设档案馆从2012年起全面开展馆藏档案数字化 ，2017年开始全面推广接收建设工程电子档案 ，2020年开展了电子档案单套制接收的研究 ，并取得了阶段性成果 。《通知》对规范移交内容的要求是 ，要充分利用城建档案信息化工作成果 ，助推城建档案迈向数字化管理新赛道 。对健全移交方式 ，《通知》提出建设工程档案移交可实行“验收+承诺”或在工程竣工验收备案前一次性移交等方式进行移交 ，并可对未履行义务的相关单位和个人进行处罚和信用惩戒 。2023年 ，杭州市城乡建设委员会出台了《杭州市建设工程档案验收告知承诺和事中事后监管实施办法（试行）》 ，对在申请办理工程档案验收事项时暂时无法满足档案验收标准的建设项目 ，建设单位可以“验收+承诺”的方式申请办理档案验收 ，并在承诺期限内完成档案移交 。杭州市已有部分项目采用“验收+承诺”的方式通过验收并完成档案接收 。
目前住房城乡建设事业已进入高质量发展阶段 ，为了充分发挥城建档案在城市建设中的支撑和保障作用 ，城建档案管理部门应当牢记“为党管档 、为国守史 、为民服务”的工作职责 ，认真贯彻落实《通知》要求 ，不断改进工作方法 ，推进新形势下城建档案管理工作再上新台阶 。
摘自 《中国建设报》 2024.09.04 杭州市城市建设档案馆 林颖
